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Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Das vorliegende Dokument stellt Verarbeitungsweise personenbezogener Daten von der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp. k. dar.

Der Verantwortliche personenbezogener Daten ist die Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k. mit Sitz in Warszawa, ul. Pograniczna 2/4, 02-285 Warszawa.

Von unserer Firma wurden entsprechende Prozeduren und technische Lösungen gemäß den innerhalb der Europäischen Union und der Republik Polen geltenden Datenschutzvorschriften eingeführt. Die angewendeten Sicherheitsprozeduren sowie technischen und physischen Einschränkungen bezwecken die Absicherung der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten vor dem Zugang von den unbefugten Personen, dem Verlust, der Modifizierung von Daten, der unbefugten Weitergabe.

 

Rechtsgrundlagen für Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten aus folgenden Gründen:

- Sie sind für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflicht notwendig,

- Sie sind zu unseren sich aus den rechtlich begründeten Interessen ergebenden Zwecken notwendig,

- Uns wurde die Einwilligung von den Personen, die diese Daten betreffen, erteilt.

 

Personenbezogene Daten der Kunden.

Personenbezogene Daten unserer Kunden können je nach der Art des gegenseitigen Kommunizierens, des abgeschlossenen Vertrags und des zusammenarbeitenden Unternehmens, im folgenden Umfang verarbeitet werden:

- die von den Kunden erhaltenen Daten: Vorname und Nachname, Telefonnummer, E-Mail, Wohnanschrift, NIP-Nummer, Firmendaten, Nummer des Bankkontos.

- die automatisch erworbenen Daten: Internet-Protocol-Adresse (IP), die zur Verbindung des Computers mit Internet verwendet wird, Informationen über Computer und Verbindung, wie Typ des Browsers und dessen Version, Typen und Versionen der Browser-Stecker, Betriebssystem, Cookie-Dateien, Flash-Cookie-Dateien (bekannt auch als Flash Local Shared Objects), Angaben zur Sitzung, einschließlich der Antwortzeit der Webseite, Fehler bei der Datenerfassung, Dauer der Besuche auf jeweiligen Webseiten, Informationen über die Interaktion der Webseite (wie Scrollen, Klicken und Bewegung des Mauszeigers), Daten des mit unserem Drahtlosnetzwerk verbindenden Geräts, sowie Methoden, die zum Browsen der Seite verwendet werden.

 

Die Daten unserer Kunden werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

- Abwicklung des Verkaufsprozesses der von uns angebotenen Produkte,

- Ermöglichung der Kontaktaufnahme mit uns sowie Kenntnisnahme unseres Angebots,

- Ausübung des vorher mit dem Kunden abgeschlossenen Vertrags,

- Dem Kunden zu ermöglichen, unsere Webseite zu nutzen,

- Überwachung der Aktivität auf unserer Webseite unter Verwendung von Cookie-Dateien (Cookies) und sonstigen analytischen Tools,

- Bereitstellung der Produktinformation, die den Interessen und Bedürfnissen der Besucher unserer Webseite entsprechen, unter Verwendung des Profilings aufgrund der erhaltenen Daten des Kunden, einschließlich Cookie-Dateien (Cookies) sowie unter Verwendung der analytischen Tools,

- Durchführung der Forschungen und statistischen Analysen auf Funktionalität der Webseite und Verbesserung ihres Funktionierens,

- Einziehung von Forderungen, Durchführung von Gerichts-. Schieds- und Schlichtungsverfahren,

- Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen,

- Durchführung von Marktforschungen, Forschungen bezüglich der Kundenzufriedenheit sowie Qualitätskontrolle, Direktmarketing sowie Sonderaktionen (ausschließlich aufgrund erhaltener Einwilligungen).

 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Kunden ist vom Verarbeitungszweck abhängig und kann dauern:

- Im Falle der Datenverarbeitung aufgrund des Vertrags, während ihrer Geltungsdauer sowie im Verjährungszeitraum der etwaigen Ansprüche.

- Im Falle der Einwilligungserteilung der Person, die diese Daten betreffen, bis auf Widerruf.

- Die im Rahmen der Ausführung des rechtlich begründeten Interesses der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k. verarbeiteten Daten während seiner Geltungsdauer.

- Im Falle der Datenverarbeitung zu den Zwecken des Direktmarketings während der Erhebung des Widerspruchs der Person, die diese Daten betreffen.

- Die infolge der gesetzlichen Pflichten der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k. verarbeiteten Daten während der sich aus den einschlägigen Vorschriften ergebenden Zeitdauer.

 

Personenbezogene Daten der Lieferanten.

Für das ordnungsgemäße Funktionieren unsere Firma unterstützen wir uns bei täglicher Tätigkeit mithilfe von Dienstleistungen und Produkten unserer Lieferanten. Das bedarf von uns der Verarbeitung personenbezogener Daten der Unternehmensinhaber sowie ihrer Arbeitnehmer.

 

Der Umfang der verarbeiteten Daten der Lieferanten umfasst: Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer, Geschäftsanschrift, NIP-Nummer, Nummer des Bankkontos, Registerdaten.

 

Die Daten unserer Lieferanten werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

- Kenntnisnahme des Angebots des Lieferanten.

- Abschluss eines Zusammenarbeitsvertrags.

- Gegenseitiges Kommunizieren im Rahmen der Zusammenarbeit.

- Buchhaltungsservice unserer Firma.

- Erfüllung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.

 

Der Zeitraum der Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Lieferanten beträgt je nach Art des Dokuments:

- Daten aus dem Angebot - 60 Tage.

- Verträge - deren Geltungsdauer, und nach Beendigung der Zusammenarbeit - Geltungsdauer der Ansprüche.

- Finanzunterlagen - 5 Kalenderjahre, mit Ausnahme von den Situationen, wenn die Daten zur Durchführung der Prüfungsmaßnahmen erforderlich sind, mit einem anderen Abrechnungszeitraum verbunden sind, zum Nachweis etwaiger Ansprüche notwendig sind.

 

Personenbezogene Daten der Arbeitnehmer der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Die personenbezogenen Daten unserer Arbeitnehmer werden von uns in dem kraft Gesetzes ermöglichten Umfang verarbeitet: Vorname (Vornamen) und Nachname, Vornamen der Eltern, Geburtsdatum, Wohnort (Zustellungsanschrift), PESEL-Nummer, NIP-Nummer, Ausbildung, Verlauf der bisherigen Beschäftigung, Vornamen und Nachnamen sowie Geburtsdaten der Kinder des Arbeitnehmers, wenn die Angabe solcher Daten wegen der Inanspruchnahme besonderer, im Arbeitsrecht vorgesehener Berechtigungen vom Arbeitnehmer notwendig ist, Image, Nummer des Bankkontos.

Die Daten unserer Arbeitnehmer werden zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

- Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Anforderungen.

- Sicherheitsgewährleistung innerhalb unserer Firma.

- Bereitstellung der IT-Systeme der Firma.

- Arbeitszeitregistrierung, die es ermöglicht, die Vergütung des Arbeitnehmers sowie sonstige mit der Arbeit zusammenhängenden Leistungen ordnungsgemäß zu berechnen.

 

Der Zeitraum der Verarbeitung personenbezogener Daten wird aufgrund Gesetzesvorschriften sowie Geltungsdauer des Vertrags mit dem Arbeitnehmer geregelt und beträgt wie folgt:

- Personenakten - 50 Jahre, ab dem Tage der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

- Lohnunterlagen- 50 Jahre, ab dem Tage ihrer Erstellung.

- Die Dokumente der aufgrund der zivilrechtlichen Verträge beschäftigten Arbeitnehmer - Zeitraum des geforderten Zugangs zu diesen Informationen, der sich aus den Gesetzesvorschriften (z.B. Alters-, Renten-, Steuervorschriften) ergibt, mindestens 5 Jahre.

- Im Falle der Einwilligungserklärung des Arbeitnehmers bis auf Widerruf.

- Absicherungen der mobilen Geräte vor dem Zugang der unbefugten Personen zu den auf diesen Geräten gespeicherten Daten im Falle ihres Verlustes

 

Daten der Arbeitsbewerber der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Bei der neuen Personalbeschaffung oder der Annahme der Bewerbungen für unsere Firma verarbeiten wir personenbezogene Daten der Bewerber.

Der dargestellte Umfang personenbezogener Daten ist rechtmäßig oder wurde uns vom Bewerber freiwillig zur Verfügung gestellt: Vorname (Vornamen) und Nachname, Geburtsdatum; Wohnort (Zustellungsanschrift); Ausbildung, Verlauf der bisherigen Beschäftigung, E-Mail, Telefon, Image.

 

Diese Daten werden von uns zur Durchführung des Personalbeschaffungsverfahrens neuer Arbeitnehmer unserer Firma verarbeitet.

Die Daten werden von uns in Abhängigkeit von den vom Bewerber erteilten Einwilligungen verarbeitet:

- Während der Durchführung des Beschaffungsverfahrens für die in der Stellenanzeige bestimmte Stellung.

- Für Bedürfnisse der zukünftigen Personalbeschaffungen für andere Arbeitsstellen bis zum Widerruf der Einwilligung der Person, die die personenbezogenen Daten betreffen, spätestens jedoch 12 Monate ab dem Zeitpunkt der Einreichung der Bewerbung vom Bewerber.

 

Personenbezogene Daten von ehemaligen Arbeitnehmern der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp. k.

Aufgrund gesetzlicher Anforderungen werden von uns auch personenbezogene Daten unserer ehemaligen Arbeitnehmer in Archivform verarbeitet.

Der Datenumfang sowie der Zeitraum der Datenverarbeitung sind mit solchen Daten, die während der Beschäftigung verarbeitet wurden, übereinstimmend.

Diese Daten werden von uns zum Nachweis des beruflichen Werdegangs für Bedürfnisse der ehemaligen Arbeitnehmer sowie als Beweise im Falle der Kontrolle der Staatsbehörden (z.B. Sozialversicherungsanstalt, Finanzamt) gespeichert.

 

Rechte der Personen, die personenbezogene Daten betreffen.

Den Personen, die personenbezogene Daten betreffen, steht das Recht im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten, zu, das ermöglicht:

- Einholung von Informationen über die verarbeiteten personenbezogener Daten.

- Zugang zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten

- Richtigstellung, d.h. Berichtigung etwaiger unvollständiger oder ungenauer Daten, die verarbeitet werden.

- Löschung personenbezogener Daten in begründeten Fällen, d.h. Recht auf Vergessenwerden, Löschung von Daten, sofern kein begründeter Grund mehr besteht, sie weiter zu verarbeiten bzw. die Zustimmung widerrufen wurde.

- Übertragung der Daten, d.h. Erhalt der Daten und Wiederverwendung von denen zu einem anderen Zweck und bei einem anderen Verantwortlichen.

- Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten im Falle keines begründeten Grundes.

- Schutz vor automatisierten Entscheidungen und Profiling

 

Kontakt zu den Angelegenheiten hinsichtlich Verarbeitung personenbezogener Daten

Fragen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten unsererseits und der Rechte von Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, können Sie beim Datenschutzbeauftragten durch Kontaktaufnahme unter E-Mail: iodo@grupatopex.com beantwortet haben.

 

Überlassung personenbezogener Daten

Im Rahmen ihrer Tätigkeit arbeitet die Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k. mit den externen Lieferanten zusammen, die uns bei der Abwicklung von den für den Betrieb der Firma notwendigen Aufgaben unterstützen. Wir können zu diesem Zweck personenbezogene Daten externen Unternehmen überlassen - zum Beispiel: Mitarbeiterportal, Softwarepflege, E-Mail, Kurierdienste, Datenbankmanagement, Zahlungsabwicklung, Lieferanten von Kommunikationsinstrumenten, Lieferanten von IT-Systemen (System für Buchhaltung, CRM, ERP, SFA, Flottenservice), Vernichtung von Dokumenten. Bei der Nutzung der externen Lieferanten werden lediglich die personenbezogenen Daten offengelegt, die für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich sind. Die Lieferanten der Gruppe Topex Sp. z o.o. Sp.k. sind verpflichtet, ein entsprechendes Niveau der Datensicherheit sowie Erfüllung der Anforderungen des geltenden Rechts über Datenschutz zu gewährleisten. Die externen Lieferanten der Dienstleistungen sind an die Vertraulichkeitsklausel gebunden und dürfen die überlassenen personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken als diese, die im mit unserer Firma abgeschlossenen Vertrag vereinbart sind, nicht zu verwenden.

 

Wir sichern zu, dass wir personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, beispielsweise aufgrund eines Gerichtsbeschlusses zwecks Verhinderung der Betrüge bzw. sonstiger Straftaten und aufgrund freiwilliger Einwilligung der Person, die die Daten betreffen.

 

Wir erklären, dass wir personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht weitergeben.

 

Wir erklären, dass die von uns verwendete automatisierte Datenverarbeitung bei der Nutzung unserer Webseiten und Tools für Service unserer Kunden (einschließlich Profiling), keine Rechtsfolgen für Personen hat, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, sowie keinen wesentlichen Einfluss auf ihre Situation hat.

 

Verwaltung der Cookie-Dateien

Sofern der Benutzer keine Cookie-Dateien möchte, kann er die Browsereinstellungen ändern. Beachten Sie, dass die Deaktivierung von Cookies, die für die Prozesse der Authentifizierung, Sicherheit und Aufrechterhaltung von Benutzereinstellungen erforderlich ist, kann die Verwendung von Webseiten erschweren und in extremen Fällen verhindern.

 

Zwecks Verwaltung der Cookie-Einstellungen sind die Cookie-Optionen in dem von Ihnen verwendeten Browser entsprechend zu konfigurieren. Die Cookie-Dateien können auch manuell durch Löschung der Historie der angezeigten Webseiten im Browsermenü gelöscht werden.

 

Urheberrechte

Sämtliche Bilder, Grafiken, Texte, Präsentationen und sonstige gesetzlich geschützte Güter auf unseren Webseiten und in den Firmenmaterialien sind urheberrechtlich geschützt. Etwaiges Kopieren, Verarbeiten, Modifizieren oder Benutzen ohne Zustimmung des Besitzers der Urheberrechte ist untersagt. Alle auf unseren Webseiten dargestellten Produktkennzeichen sind eingetragene Warenzeichen, deren Verwendung ohne Zustimmung der berechtigten Einrichtungen untersagt ist.

 

Piotr Potowski – Vorsitzender der Geschäftsführu

 

Inez Kulpińska – Geschäftsführerin

 

Warszawa, 24.05.2018